Het vinden van vrijwilligers vormt voor veel sportverenigingen een steeds grotere uitdaging. Ook Steven Bakker, al vijf jaar voorzitter van korfbalvereniging NOVA in Bilthoven, loopt daar regelmatig tegenaan. Vanuit zijn eigen ervaringen als vrijwillig bestuurder ontwikkelde hij ClubVijver, een digitaal hulpmiddel waarmee verenigingen de kennis, vaardigheden en bereidheid om te helpen van leden en ouders beter in beeld kunnen brengen. ‘Er zit vaak veel meer kennis en talent binnen een vereniging dan je als bestuur weet.’
Bakker kent het verenigingsleven van binnenuit. Voordat hij voorzitter van NOVA werd, was hij drie jaar bestuurslid Technische Zaken. Ook buiten zijn eigen vereniging spreekt hij regelmatig met bestuurders van andere sportclubs. Overal hoort hij vergelijkbare verhalen. Het lukt verenigingen steeds moeilijker om vrijwilligers te vinden, terwijl het werk voor bestuurders en commissies gewoon doorgaat.
‘Ik merk dat de maatschappij verandert en dat het zoeken naar vrijwilligers steeds lastiger is geworden’, vertelt Bakker. ‘Bij NOVA is dat niet anders. Vanuit die behoefte ben ik gaan nadenken hoe we dit op een andere manier kunnen aanpakken.’
Niet iedereen wil in een commissie
Volgens Bakker ligt een deel van de oplossing in een andere benadering van vrijwilligerswerk. Verenigingen zoeken vaak mensen voor vaste functies, zoals een bestuurslid, commissielid of organisator van activiteiten. Maar niet iedereen wil zich voor langere tijd vastleggen.
Dat betekent volgens hem niet dat ouders en leden niets voor hun vereniging willen doen. Iemand die geen tijd heeft voor een commissie, wil misschien best een keer helpen tijdens een klusdag, een toernooi organiseren of materialen beschikbaar stellen.
Met die gedachte ging Bakker zelf aan de slag. Met zijn kennis van het bouwen van websites ontwikkelde hij ClubVijver. Geen initiatief vanuit een commercieel adviesbureau, maar een oplossing die voortkomt uit zijn dagelijkse ervaringen als vrijwillig verenigingsbestuurder.
Verborgen talenten binnen de vereniging
Het principe is eenvoudig. Verenigingen kunnen leden en ouders via een kort digitaal formulier vragen naar hun achtergrond, beroep, interesses en de werkzaamheden waarmee ze eventueel willen helpen. Ook kunnen ze aangeven welke spullen ze beschikbaar kunnen stellen.
‘Stel dat je een klusdag organiseert en daarvoor een aanhanger nodig hebt’, legt Bakker uit. ‘Dan kun je eenvoudig zoeken welke mensen binnen de vereniging een aanhanger hebben en die eventueel willen uitlenen.’
Hetzelfde geldt voor praktische kennis of professionele vaardigheden. Misschien werkt een ouder in de financiële sector en kan die meedenken over de boekhouding. Een ander heeft verstand van onderhoud of wil bijspringen tijdens een evenement.
Het systeem is niet alleen bedoeld voor ouders van jeugdleden. Ook seniorenleden kunnen hun kennis en vaardigheden doorgeven. Verenigingen kunnen het formulier bovendien aanpassen aan hun eigen situatie. Een korfbalvereniging kent immers andere behoeften dan bijvoorbeeld een tennis- of bridgeclub.
Eerste ervaringen bij NOVA
Bij NOVA, een vereniging met bijna 300 leden, ging Bakker zelf met het nieuwe hulpmiddel aan de slag. In de eerste vijf dagen vulden 28 ouders het formulier in.
‘Ik kan nu al zien welke ouders bijvoorbeeld willen helpen bij een toernooi of een klusdag. Ook kom je beroepen en vaardigheden tegen waarvan je als bestuur helemaal niet wist dat die binnen de vereniging aanwezig waren.’
Die eerste aanmeldingen leveren vooral nieuwe inzichten op. Of ze daadwerkelijk tot meer actieve vrijwilligers leiden, moet de komende tijd blijken. Het initiatief staat immers nog in de kinderschoenen.
Vrijwilligerswerk blijft mensenwerk
ClubVijver neemt de verantwoordelijkheid van verenigingsbestuurders niet over. Een lijst met beschikbare vaardigheden levert nog niet automatisch een nieuwe penningmeester, voorzitter of kantinevrijwilliger op. Het persoonlijke contact blijft noodzakelijk.
Wel denkt Bakker dat verenigingen met meer kennis van hun achterban gerichter mensen kunnen benaderen. In plaats van een algemene oproep waarop niemand reageert, kunnen bestuurders iemand rechtstreeks vragen voor een taak die aansluit bij diens interesses of mogelijkheden.
Daarmee raakt zijn initiatief aan een bredere uitdaging binnen de amateursport. Verenigingen draaien grotendeels op vrijwilligers, maar de manier waarop mensen hun vrije tijd willen besteden verandert. De vraag is hoe clubs daarop kunnen inspelen zonder steeds meer werk bij dezelfde kleine groep vrijwilligers neer te leggen.
Voor Bakker is dat precies de aanleiding om zijn ervaringen als verenigingsbestuurder om te zetten in iets praktisch. Hij hoopt dat ook andere sportverenigingen er hun voordeel mee kunnen doen. Want soms begint het vinden van nieuwe vrijwilligers niet bij het opnieuw plaatsen van een vacature, maar bij het ontdekken wie er eigenlijk allemaal rondloopt op de club.
Meer informatie: www.clubvijver.nl
